1. Важность и управление кадровыми файлами сотрудников
Одним из наиболее важных и юридически необходимых инструментов, которые должны быть созданы и поддерживаться отделами кадров в Турции, являются кадровые файлы сотрудников. Эти документы и записи, которые хранятся в таких файлах, могут различаться в зависимости от квалификации сотрудников и характера бизнеса, однако некоторые из них являются крайне важными. Полные, хорошо организованные и обновленные документы в одном месте будут очень полезны и всегда под рукой, когда работодатель хочет принять какие-либо решения, касающиеся сотрудников. Эти файлы также имеют доказательную ценность для официальных органов и в судах в случае аудита или судебных исков.
2. Юридическое обоснование
Статья 75 Закона о труде Турции № 4857 гласит: «Работодатель составляет личное дело каждого работника, работающего в его учреждении. В дополнение к информации о личности работника, работодатель обязан хранить все документы и записи, которые он должен организовать в соответствии с настоящим Законом и другими законами, и показывать их уполномоченным лицам и властям по запросу». Это обязывает работодателя не только создавать и хранить такие файлы, но и регулярно обновлять их в соответствии с законодательными требованиями.
Подписывайтесь на наш Telegram – канал, чтобы быть в курсе актуальных новостей, свежих статей и интересных историй о жизни и практике иностранцев в Турции. Не пропустите полезные публикации – присоединяйтесь к нам!
3. Документы, необходимые при приеме на работу
3.1. Основные документы:
При приеме на работу важно собрать и хранить следующие документы:
• Копия удостоверения личности – необходима для идентификации сотрудника.
• Копия регистра удостоверения личности – подтверждает регистрацию по месту жительства.
• Справка с места жительства – подтверждает адрес проживания сотрудника.
• Копия диплома – подтверждает образование и квалификацию сотрудника.
• Справка о состоянии здоровья – подтверждает пригодность к работе.
• Карточка группы крови – может быть важной в экстренных медицинских ситуациях.
• Справка о судимости – необходима для проверки правового статуса.
• Фотографии – используются для оформления различных документов и пропусков.
• Информационный документ о браке/семье – необходим для учета семейного положения.
• Документ о статусе военной службы – подтверждает прохождение или освобождение от военной службы.
• Трудовой договор/Сервисный договор – формализует трудовые отношения.
• Регистрация нового сотрудника в СГК – обязательна для социальной защиты.
3.2. Дополнительные документы:
В зависимости от специфики работы и требований компании могут потребоваться дополнительные документы, такие как:
• Рекомендательные письма – оценивают профессиональные качества сотрудника.
• Резюме – содержит информацию о квалификации и опыте.
• Копия удостоверения личности иждивенца – фиксирует информацию о иждивенцах сотрудника.
• Отзывы с бывших рабочих мест – оценивают предыдущий опыт работы.
• Документ о минимальном прожиточном минимуме – фиксирует доходы на предыдущем месте работы.
4. Документы, касающиеся квалификации сотрудника
В зависимости от квалификации сотрудника могут потребоваться дополнительные документы:
• Поощрительный документ – фиксирует достижения сотрудника.
• Оригинал или копия листка нетрудоспособности – для сотрудников с инвалидностью.
• Письменное подтверждение от налоговой администрации – для сотрудников, имеющих пособие по инвалидности.
• Записи İŞKUR – для бывших осужденных, пострадавших от террора или инвалидов.
• Разрешение родителей – для сотрудников младше 18 лет.
• Копия разрешения на работу – для иностранных сотрудников.
5. Документы, касающиеся характера бизнеса
В зависимости от специфики бизнеса могут потребоваться следующие документы:
• Документ о согласии на сверхурочную работу – подтверждает согласие сотрудника.
• Справка о хранении оборудования – фиксирует переданное сотруднику оборудование.
• Отчеты судмедэксперта – могут быть обязательны для определенных видов работ.
• Медицинские отчеты – для работ, требующих периодического медицинского контроля.
• Список работников, выполняющих тяжелые и опасные работы – необходим для учета.
• Копия водительских прав – для сотрудников, выполняющих функции водителя.
• Посменный график – фиксирует рабочие часы сотрудников.
6. Документы, необходимые во время работы
На протяжении всего периода работы сотрудника необходимо обновлять и хранить следующие документы:
• Документы, связанные с отпуском – ежегодный оплачиваемый отпуск, неоплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам и т.д.
• Отчеты о трудоспособности/нетрудоспособности – фиксируют состояние здоровья сотрудника.
• Дисциплинарные меры – предупреждения и другие меры.
• Справки об отпусках по болезни и нетрудоспособности – фиксируют периоды отсутствия.
• Подписанные платежные ведомости – подтверждают выплаты зарплаты.
• Конфискация заработной платы – фиксируют удержания из зарплаты.
• Письменные уведомления о повышении зарплаты, переводе и т.д. – фиксируют изменения в трудовых отношениях.
• Формы служебной аттестации – оценивают работу сотрудника.
• Документы по охране труда и технике безопасности – информируют о рисках.
• Отчеты о несчастных случаях на производстве – фиксируют происшествия.
• Согласие на временный перевод – фиксирует перемещения сотрудника.
• Служебная переписка – все письма и документы, касающиеся работы сотрудника.
7. Документы, добавляемые при увольнении
При увольнении сотрудника необходимо собрать и хранить следующие документы:
• Заявление о снятии с регистрации в СГК – фиксирует окончание трудовых отношений.
• Выпуск документа – подтверждает выдачу всех необходимых документов сотруднику.
• Справка с места работы – подтверждает факт работы.
• Уведомление о прекращении трудового договора – формализует увольнение.
• Заявление об отставке – фиксирует добровольный уход сотрудника.
• Расчетные ведомости выходных пособий – подтверждают выплаты.
• Документы, подтверждающие наличие уважительной причины для увольнения – фиксируют основания для увольнения.
• Уведомления через нотариуса – юридически значимые уведомления.
• Письменные уведомления – фиксируют все важные сообщения.
Интересуетесь еще больше полезной информацией? Перейдите по ссылке и откройте для себя другие наши статьи!
СКОЛЬКО СТОЯТ УСЛУГИ АДВОКАТОВ В ТУРЦИИ?
НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ПОКУПКЕ ДОМА ИЛИ КВАРТИРЫ В ТУРЦИИ
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ О РАЗРЕШЕНИИ НА РАБОТУ ИНОСТРАНЦЕВ В ТУРЦИИ – II ЧАСТЬ
ОБЯЗАННОСТИ ТУРЕЦКОГО РАБОТОДАТЕЛЯ ВОЗМЕЩАТЬ УЩЕРБ, ПРИЧИНЁННЫЙ ЕГО РАБОТНИКАМ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ
8. Другие документы
Также могут понадобиться дополнительные документы, такие как:
• Форма заявления о приеме на работу – фиксирует намерение сотрудника работать в компании.
• Форма предложения о приеме на работу – формализует предложение работодателя.
• Копия свидетельства о браке – фиксирует семейное положение.
• Рекомендательные письма – оценивают профессиональные качества сотрудника.
• Резюме – содержит информацию о квалификации и опыте.
• Копия удостоверения личности иждивенца – фиксирует информацию о иждивенцах сотрудника.
• Отзывы с бывших рабочих мест – оценивают предыдущий опыт работы.
• Документ о минимальном прожиточном минимуме – фиксирует доходы на предыдущем месте работы.
9. Конфиденциальность файлов сотрудников
В соответствии со вторым абзацем статьи 75 Закона о труде Турции, работодатель обязан использовать полученную информацию о работнике в соответствии с принципами честности и закона и не разглашать информацию, в отношении которой работник имеет обоснованные интересы к сохранению в секрете. Нарушение конфиденциальности личного дела сотрудника может привести к юридическим последствиям, включая обязанность возмещения ущерба и административные штрафы.
9.1. Обработка персональных данных в соответствии с турецким законодательством
Согласно турецкому Закону о защите личных данных № 6698 (KVKK), личные данные определяются как любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу. Эти данные могут обрабатываться только с явного согласия субъекта данных или на основании условий, предусмотренных самим KVKK. В этом контексте важно учитывать особые требования по обработке данных сотрудников, чьи персональные данные обрабатываются в рамках трудовых отношений.
В соответствии с Законом о труде № 4857, в процессе трудовых отношений работодатели обрабатывают различные виды личных данных сотрудников, включая имя, фамилию, адрес, заработную плату, справки о судимости, медицинские заключения, фотографии и видеозаписи, а также информацию о местонахождении служебного транспорта и другие данные. Работодатель в таких случаях выступает в роли “контролера данных”, определяя цели и средства обработки персональных данных и неся ответственность за создание и управление файловой системой.
Обработка персональных данных должна соответствовать принципам KVKK, таким как соблюдение закона и добросовестности, точность и актуальность данных, обработка для определенных, явных и законных целей, а также ограничение хранения данных до срока, установленного законодательством или необходимого для достижения целей их обработки.
Согласно статье 419 Обязательственного кодекса Турции № 6098, личные данные работников могут использоваться работодателем только в том случае, если они имеют прямое отношение к исполнению трудового договора. Закон о труде также требует, чтобы работодатели использовали информацию о сотрудниках в соответствии с принципами честности и закона и сохраняли конфиденциальность данных, в отношении которых у работника есть обоснованный интерес.
9.2. Меры по защите личных данных сотрудников и ответственность работодателя
Одной из ключевых проблем является обеспечение надлежащей обработки и хранения личных данных сотрудников. Согласно решениям и руководящим принципам Турецкого совета по защите личных данных, данные, содержащиеся в личном деле сотрудника, должны быть сведены к минимуму и защищены техническими и административными мерами. К обеспечению безопасности и конфиденциальности кадровых документов, относятся следующие действия:
• Ограничение доступа к документам только соответствующим отделам, например, отделу кадров. Важно, чтобы доступ к кадровым документам имели только те отделы и сотрудники, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей. Ограничение доступа помогает снизить риск утечки информации и защищает персональные данные сотрудников.
• Защита особых категорий персональных данных, таких как медицинские справки, в отдельных шкафах. Медицинские справки и другие чувствительные данные требуют дополнительной защиты. Их следует хранить в отдельных шкафах, чтобы минимизировать риск случайного или преднамеренного разглашения информации. Эти шкафы должны быть оборудованы надежными замками и размещены в местах с ограниченным доступом.
• Обеспечение доступа к документам только определенным сотрудникам, например, двум из четырех сотрудников отдела кадров. Даже внутри отдела кадров доступ к документам должен быть ограничен. Разрешение доступа только двум из четырех сотрудников снижает вероятность несанкционированного использования или утраты информации. Это также способствует лучшему контролю за тем, кто и когда имеет доступ к документам.
• Хранение документов в металлических и запираемых шкафах. Для защиты документов от несанкционированного доступа, физического повреждения или кражи рекомендуется использовать металлические шкафы с замками. Такие шкафы обеспечивают высокий уровень безопасности и предотвращают доступ посторонних лиц к важной информации. Регулярное обслуживание замков и проверка целостности шкафов также важны для поддержания безопасности.
Эти меры играют ключевую роль в защите персональных данных и поддержании доверия между сотрудниками и работодателем. Соблюдение этих правил также помогает компании соответствовать законодательным требованиям и избегать юридических последствий в случае нарушения конфиденциальности данных.
Эти меры могут варьироваться в зависимости от обстоятельств трудовых отношений. Закон о труде предоставляет работодателю право на управление трудовыми отношениями, однако это право должно осуществляться в рамках установленных ограничений. Например, установка камер наблюдения (CCTV) входит в полномочия работодателя, но при этом необходимо информировать сотрудников о местоположении камер, их целях и других условиях. Камеры не должны охватывать личные зоны сотрудников, такие как душевые и туалеты. Нарушение требований KVKK может привести к административным штрафам в случае утечки данных или несоблюдения обязательств.
10. Электронное управление документами
С развитием технологий многие компании в Турции переходят на электронное управление кадровыми файлами. Это позволяет не только упростить процесс хранения и поиска документов, но и обеспечивает дополнительную защиту данных благодаря использованию современных методов шифрования и управления доступом. Электронные системы управления документами (СЭД) позволяют автоматизировать многие процессы, связанные с кадровыми документами, что снижает риск ошибок и упрощает выполнение юридических требований.
11. Обучение сотрудников кадровых служб
Для эффективного управления кадровыми файлами необходимо регулярное обучение сотрудников кадровых служб. Это включает в себя как ознакомление с текущим законодательством Турции, так и обучение использованию современных технологий и систем управления документами. Обученные сотрудники смогут более эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать соответствие компании всем юридическим требованиям.
12. Внутренние аудиты
Регулярные внутренние аудиты помогают выявлять и устранять проблемы, связанные с управлением кадровыми файлами. Такие аудиты позволяют оценить текущие процессы, выявить слабые места и разработать рекомендации по их улучшению. Внутренние аудиты также помогают подготовиться к внешним проверкам и обеспечивают уверенность в том, что все документы находятся в порядке и соответствуют законодательству Турции.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание и поддержание кадровых файлов сотрудников является обязательной практикой для всех работодателей в Турции. Эти файлы не только помогают в управлении персоналом, но и играют ключевую роль в соблюдении законодательных требований и защите интересов как сотрудников, так и работодателей. Регулярное обновление и правильное ведение этих файлов могут значительно облегчить управление кадрами и минимизировать риски юридических проблем. Использование современных технологий, регулярное обучение кадровых сотрудников и проведение внутренних аудитов могут значительно повысить эффективность управления кадровыми файлами и обеспечить соответствие всем юридическим требованиям.
Вам понравился материал? Поблагодарить легко! Достаточно донести информацию друзьям и знакомым. Будем весьма признательны, если прокомментируете и поделитесь этой статьёй в социальных сетях.
УВЕДОМЛЕНИЕ!
Информация, представленная в этой статье, носит исключительно информационный характер. Статья является конфиденциальной собственностью «ЕвразиЯ» и ее дочерних юридических лиц. Мы с удовольствием разрешаем использование этого материала в учебных целях при условии указания ссылки на нашу страницу как источник. Однако без нашего разрешения не рекомендуется цитировать или использовать содержание этой страницы в коммерческих целях или без ссылки на источник. Несмотря на предпринятые меры предосторожности и внимательность к текстовым документам, организация «ЕвразиЯ» и ее дочерние организации не несут ответственности за применение или интерпретацию предоставленной информации в статьях.
Управление кадровыми файлами Турция, обязательные документы для кадровых файлов Турция, юридические аспекты кадровых файлов Турция, конфиденциальность кадровых файлов Турция, электронное управление кадровыми файлами Турция, кадровые документы Турция, обучение сотрудников кадровых служб Турция, внутренние аудиты кадровых файлов Турция, создание кадровых файлов Турция, поддержание кадровых файлов Турция, защита данных сотрудников Турция, законодательные требования к кадровым файлам Турция, трудовое законодательство Турция, документы для новых сотрудников Турция, регистрация сотрудников в СГК Турция, справка о судимости Турция, медицинские отчеты Турция, трудовой договор Турция, документы по охране труда Турция, отчеты о несчастных случаях на производстве Турция, подписанные платежные ведомости Турция, справка с места работы Турция, заявление об отставке Турция, расчетные ведомости выходных пособий Турция, уведомления через нотариуса Турция, служебная переписка Турция, формы служебной аттестации Турция, документы о повышении зарплаты Турция, документы о переводе сотрудников Турция, конфиденциальность данных сотрудников Турция, администрирование кадровых документов Турция, кадровые файлы и законодательство Турция, современные технологии в управлении кадровыми файлами Турция, автоматизация кадровых процессов Турция, безопасность кадровых данных Турция, обучение по работе с кадровыми документами Турция, регулярные аудиты кадровых файлов Турция, улучшение управления кадровыми документами Турция, защита прав сотрудников Турция, хранение кадровых файлов Турция, юридическая значимость кадровых файлов Турция, кадровые файлы и трудовые споры Турция, цифровизация кадровых документов Турция, соблюдение законодательства о труде Турция, кадровая документация Турция, контроль за кадровыми файлами Турция, рекомендации по управлению кадровыми файлами Турция.
