КАК НАУЧИТЬСЯ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ.

КАК НАУЧИТЬСЯ УПРАВЛЯТЬ СВОИМ ВРЕМЕНЕМ.

«Мы устаем и изнемогаем

не потому, что много работаем,

а потому, что плохо работаем,

не организованно работаем,

 бестолково работаем».

Введенский Н. Е.

 

    Цитата, с которой мы начали своё повествование сегодня, как ни что лучше описывает причины постоянной не результативной занятости и спешки. «Жить не успеваю» –  часто можно услышать от вечно торопящихся людей. Мы спешим научится, познать, любить, общаться, стать лучше. Стремимся к материальным благам, высокой должности на работе.  Да, конечно, никто не отрицает важности денег, как говорил Роберт Кийосаки: «О неважности денег рассуждает лишь тот, кто никогда не испытывал в них недостатка». При этом мысль того, что время – это тоже ценность, порою забываем. А ведь такая идею существовала и раньше – и в этом есть глубокий смысл, именно время – единственный невосполнимый ресурс. И то как правильно мы его используем, во многом зависит и результат нашей деятельности, планов, а в итоге жизни.

Тайм-менеджмент или индивидуальное управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, который позволяет не только правильно использовать это ценный ресурс.  Управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности, может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов.  

Возникает вопрос, зачем? Ведь было как-то раньше и без этого. На самом деле причин можно отыскать много. И, наверное, главная из них это то, что человек никогда не жил в таком темпе, как сейчас, и значение индивидуальности раньше не возводилось до идеала.  Стремление к успеху двигает всех нас к тому что мы ищем новые идеи, пути к свершению желаемого, к успеху.

Сегодня такими методами организации рабочего времени, правильному его планированию, хотим поделиться и мы с вами.  Сказать, что идеи не новы – это значит ничего не сказать. Нам кажется, с учетом опыта прошедших лет, совершенных технологий планировщиков, напоминалок, различных сервисов что-то новое придумать просто нереально. Но это очень простая, лаконичная схема, которая заострит ваше внимание на, хоть и поверхностно, но главных вещах, которые необходимо учитывать в управлении своим временем.

И начнём мы с тем, казалось бы, совсем далёких от «времени», но тем не менее важных. Если вы правильно определили свои желания, то остается лишь поддерживать свою мотивацию. Ведь зная куда идти, путь проходит на много быстрей, тот, кто ещё и правильно выбирает шаги и стиль хода.  По этому о всех шагах, которые ведут к экономии времени, а значит и к успеху, сегодня в нашей статье. 

Начнём.

I. Мотивация: как справляться с неприятными задачами. 

Кто хочет – ищет способы.

Кто не хочет – причины.

Народная мудрость

Есть задачи, которые мы выполняем с удовольствием, но что делать, когда мотивации не хватает? Вот варианты:

– Делите крупные задачи на мелкие подзадачи.

– За выполненные задачи давайте себе мини-вознаграждения.

Используйте психологические «якоря». Начинайте работать под какую-нибудь специальную музыку или под какой-то особенный напиток. Со временем это будет вас подсознательно вводить в рабочий ритм. Только не используйте эти «якоря» в других ситуациях! Например, на отдыхе.

– Давайте публичные обещания и выполняйте их.

– Если вам лучше всего работается в цейтноте, то создавайте себе искусственную нехватку времени.

На нашем ТЕЛЕГРАМ канале вы всегда сможете быть в курсе новостей, новых статей, истории и практика иностранцев в Турции. Подписывайтесь и следите за полезными ПУБЛИКАЦИЯМИ.

II. Глобальные цели или как определить цели своей жизни:

Жизнь – дорога с

односторонним движением.

Так что лучше заранее представлять,

куда едешь, и главное – зачем.

 

  Постановка правильных глобальных целей – это первый шаг к успеху

– Четкие цели должны быть поставлены по всех важных сферах: семья, карьера, здоровье и т.д.

– Представьте себе максимально подробно себя через 5-10 лет. Что вы видите? Что бы вы хотели видеть? 

– Сформулируйте свою миссию — то, что вы ДАЕТЕ миру, а не берете у него.

– Составьте свою надгробную надпись. Часто это и будет вашей миссией.

 При этом следует не забывать слова Стивена Кови, который говорил о том, что всё что с вами происходит зависит от вас (то есть от ваших действий).

III. «Разглобализация» крупных задач, или план на день.

План — ничто,

планирование — всё.

Дуайт Эйзенхауэр

У вас обязательно должен быть план на грядущий день. В письменном виде. Пусть сколь угодно гибкий, но план.

Кому-то удобнее планировать день вечером. А кому-то утром. Это не так важно.

Ваш дневной план — это не закон, который нельзя нарушать. Он может меняться по ходу дня в зависимости от обстоятельств. Именно поэтому нам важна гибкость плана.

План должен быть мобильным, то есть вы должны иметь возможность подглядывать в него, где бы вы ни были. Он должен быть удобным и красивым, просто для того чтоб вам доставляло удовольствие работать с ним.

 Для удобства следует различать 3 типа задач, которые могут появиться в плане:

– Жестко привязанные к сроку, например, «встреча с партнерами в 10:00»

– Бюджетируемые задачи, которые не важно, когда начинать, но они занимают строго определенное время, например, «просмотр обучающего видео — 1 час»

– Гибкие задачи — остальные.

Записывать все задачи следует в почасовую сетку, при этом только жёстко привязанные к сроку задачи могут быть привязаны к конкретному времени, а гибкие дела просто перечислены. Это и позволяет быть плану гибким.

Формулируя задачи, при записи в план, старайтесь чтоб ваши задачи по возможности были нацелены на результат, то есть задачу «Позвонить Ирине», запишите как – «Позвонить Ирине, попросить переслать предложение по сотрудничеству с консалтинговой компанией в Турции «ЕвразиЯ».

Не забывайте при планировании учитывать время на дорогу, пробки, и т.д. То есть следует закладывать запас времени в свой ежедневный план.

Если в планах поездка, перед поездкой соберите всю необходимую информацию на случай особых обстоятельств: адрес, карту проезда, телефоны встречающих и т.д. Также перед выездом полезно позвонить и еще раз удостовериться, что все договоренности в силе.

IV. Дневной план, еженедельный, ежемесячный

Итак, имея глобальные цели, вы запросто из задач планируете свой «путь» к этим целям. Делая это «дробя» цель на задачи, в итоге у вас должно быть три вкладки- плана: дела на день, на неделю и на месяц. Каждый день мы, как ловкий жонглер, перемещаем задачи из одной вкладки в другую по мере их «дозревания».

V. Первоочерёдность и время выполнение задач.

При составлении плана необходимо учитывать, что у задач бывают разные приоритеты.  Примерно это выглядит так:

– Направляющие задачи, формирующие повестку дня. Например, «позвонить в консалтинговую компанию «ЕвразиЯ» и спросить, когда необходимо прибыть в Турцию для регистрации формы». Такие задачи делаются в первую очередь, потому что, они определяют план на последующие дни.

–  Безотлагательные задачи. Одной из которой может стать хорошая привычка планирование дня.

– Все остальные задачи с разными приоритетами — выполняются в соответствии с планом на день.

Но, и тут следует учесть, что для выполнение определённой задачи необходимо и подходящее время, благоприятный момент подходящее для конкретного дела. Одним словом – Кайрос.  Что это значит? А вот, пример:

Задача 1: Полить цветы. Место: Дом. Вы ведь не можете полить цветы, когда едите в машине.

Задача 2: Посетить Собор Святой Софии. Место и обстоятельства: Поездка в Турцию. Вы не сможете посетить Собор, находясь в Житомире.

Но кайрос — это не только место, но и самый широкий спектр обстоятельств. Например, вы не выспались и чувствуете себя полностью разбитым. В таком случае у вас может быть кайрос «Не работается», в котором будут сложены всякие мелкие не слишком важные дела, до которых не доходили руки.

Например, вам «не работается», то можно «позвонить Алексею, спросить, как у него дела — давно не общались» и т.п.

Важно выработать привычку АВТОМАТИЧЕСКИ просматривать свой план при смене кайроса!

Допустим, вы пришли домой — сразу смотрим кайрос «Дом». Или вы сели в машину — смотрим кайрос «Машина».  Так одна и так же задача может иметь сразу несколько кайросов. Например, задача «прослушать аудиокнигу» может иметь кайросы «В машине» и «Дом».

Но что это мы всё о работе!

VI. Планы на отдых или это лень.

Товарищ, запомни

правило простое:

 Работаешь сидя —

Отдыхай стоя!

 

Главным и самым важным в планировании, это не забыть запланировать отдых! Да, да, в этих словах нет никакой ошибки. Отдых поддерживает и развивает ваш самый ценный ресурс – вас самих.

Вот представьте себе человека, который пилит дерево уже пять часов, но когда вы советуете ему прерваться на пару минут, чтобы заточить пилу, он отвечает: «Нет у меня времени пилу точить! Мне пилить надо!» Такой «Пилой» в бесконечной работе можно считать и вас. Но вам ведь важно не количество вашего труда, а его качество. Уставший измученный человек не способен работать качественно, а потому надо организовать СТРУКТУРУ вашего отдыха. Планируйте свой отдых!

Отдыхать надо с максимальной степенью переключения. Например,

– если вы большее время проводите сидя, то отдыхать надо активно, в движении;

– если род ваших основных занятий – активное движение, то хорошим отдыхом может стать компьютерная игрушка, или чтение книги.

Но не наоборот!

Теперь о лени… Лень — это нормально и возможно, что лень сигналит вам о том, что: вам надо передохнуть, или что дело, которым вы хотите заняться не «ваше» и стоит от него отказаться.

Если вам лень — отдохните на полную! Отключитесь от работы, расслабьтесь. Не стоит «изображать» работу. Лучше займитесь «творческой ленью». Именно она может родить неожиданные идеи тогда, когда вы этого не ждете.

 Сон, пожалуй, самый лучший отдых для человека любой профессии.

Многие учёные говорят о том, что человек физиологически предрасположен к дневному отдыху, в эти часы продуктивность снижается. Так что, если у вас есть такая возможность, вздремнуть после обеда, не упускайте момент, восстанавливаетесь! 15-30 минут пойдут только на пользу.

Что касается сна, для нас обычного и привычного, ночного, здесь рекомендуем выдерживать строгий график сна — засыпать, скажем, всегда в 22-00. Можно перед сном выполнять какой-либо ритуал. Один и тот же. И не выполнять его больше никогда, кроме ситуаций, когда вы хотите поспать.  То есть вы выработаете у себя привычку быстро засыпать, и выспавшись, рано вставать!

 VII. Экономим наше время:

– Научитесь говорить «НЕТ» всему что мешает приближаться к цели.

– Начните вести хронометраж всего, чем вы занимаетесь за день. Вы сразу увидите всех «поглотителей» времени. Начинайте борьбу за уменьшение этих показателей

– Сидя на низко информационной «диете» — не стоит получать информацию, которая вас никак не касается и на что вы повлиять никак не можете, например, на революцию в Египте.

– Покупайте время — нанимайте людей, чтобы они выполняли вашу работу.

– Много времени проводите в машине? Подготовьтесь к этому заранее. Например, Вы можете слушать аудиокниги.

– Уберите напоминание о новых письмах. 

– Автоматизируйте сортировку писем.

Хранение и обработка информации, один из важных вопросов в деле экономии времени.

Вот такие рекомендации дадим вам мы:

Как организовать всю поступающую информацию: документы, визитки, отчёты?

Создайте организованный хаос:

1. Пихайте все в одну папку

2. Скоро вам станет не комфортно — не найти ведь ничего!

3. Создайте 1-2 подпапки по самым частым и нужным материалам. На этом этапе с поиском уже будет полегче.

4. Но скоро созреет необходимость в новых подпапках.

Это и есть метод организованного хаоса, то есть вы создаете структуру хранения информации не ДО, а  В ПРОЦЕССЕ.

Важный совет: не забывайте делать регулярные резервные копии важной информации: контакты, документы, пароли.

Эффективное чтениеэто всё ж не скорочтение, а качественное чтение.

Здесь ещё можем посоветовать читателям выписывать, в процессе чтения, понравившиеся мысли, строки, цитаты. Затем разместить записи в своей системе хранения информации.

А вот читать всё подряд, не советуем. Это не неэффективно. Лучше невзначай спрашивать у людей, которые являются для вас серьезными авторитетами, о том, какие книги их любимые. И потом просто добавлять их в свой список для прочтения. Затем не забывать размещать в планах, и читать!

Организация рабочего стола, тоже, как бы не звучало странным, экономит ваше время. Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

1 Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например, телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

7. Упорядочите рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

 – важные и срочные;

 – срочные и неважные;

 – важные и не срочные;

 – не срочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

8. Наводите порядок как можно чаще!

9. Не забывать о зонах внимания человека!

Совещания, мероприятие, которое избежать, как не крути, не получится, а вот изменить его ход, тем самым сэкономив время, возможно. Для этого предлагает вам проделать следующее:

        а) Ведущий. Человек, который координирует повестку.

        б) Секретарь совещания, записывающий принятые решения и ведущий хронометраж.

        в) Заранее определять список вопросов и материалов совещания и перед встречей рассылать его всем участникам.

        г) Попросите участников прислать решения рассматриваемых вопросов заранее.

        д) После совещания разошлите всем участникам копии принятых решений.

Вот эти простые действия помогут проводить совещания и другие мероприятия на много быстрее.

Но, не секрет, что быть эффективным, организованным очень сложно, если вокруг все наоборот.

VIII. Как заразить окружающих теми  же идеалами:

Влияйте на руководителя тем, что покажите ему, что ваш тай менеджмент приносит ему деньги. Это его впечатлит, и он будет идти вашим новым начинаниями на встречу.

Влияете на подчиненных тем что подавайте им пример, уважайте их время

Что бы наладить семейную жизнь:

– Не бойтесь проговаривать или даже прописывать основные договоренности.

– Давайте друг другу время побыть в одиночестве.

– Начинайте прививать про активность своим детей с самого раннего возраста, (самым маленьким это можно организовать в форме игры).

– Всегда и во всём будьте примером!  

И, пожалуй, последнее на сегодня из рекомендаций ценить не только свое, но и ЧУЖОЕ время!

Ничего не откладывать на завтра – вот секрет того, кто знает цену времени. Э. Лабуле

 

Если Вам хочется получать много интересной и полезной информации настоятельно советуем подписаться в социальные группы нашей компании в: ФЕЙСБУКЕ, ВКОНТАКТЕ, ТЕЛЕГРАМ канале ОДНОКЛАССНИКАХ или в ТВИТТЕРЕ 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

один × 3 =